教授へのメール作成は時間がかかりますよね。テスト前に限って普段しないことをしないストレスは良く分かります。ほぼ全ての大学生が直面する問題です。
何を書けば良いのか、どのように表現すれば適切なのかがわからず、画面を見つめる時間だけが過ぎていく……そんな経験はないでしょうか？これから紹介するメール作成術を手に入れれば、まるで魔法のように、あなたの苦労はすぐに解消されるはずです。
教授宛てメール共通
メールを作成する際は、この３つのプロセスをする必要があります。
①メールの件名を書く。
②宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
③署名、連絡先を書く。
③については、個人情報ですので自分で入力することを強くお勧めします。ですが、①と②については自動生成するためのプロンプトを用いましょう。
プロンプトを書く
以下のプロンプトを貼り付けて、実行してください。（＊＊＊に自身の情報を記載してください。）
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：＊＊＊
詳細：＊＊＊
理由：＊＊＊
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。
③署名、連絡先は以下のようになものです。このフォーマットに沿って自身の情報を書いて、一番下に貼り付けてください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
OO大学OO学部OO学科O年
（名前）
（メールアドレス）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝実際の例
実際にやってみると以下のようになります。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：山本先生 メールの目的：7/11提出の課題が完成しそうにないが、締め切りを伸ばしてほしい。
詳細：ICT概論基礎のにおける「レポート3」がまだ完成していない。あと3日程かかる。
理由：特にない。
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。
件名： ICT概論基礎「レポート3」の提出期限延長について
本文：
山本先生、
いつも指導いただきありがとうございます。
私の方から突然のお願いとなり恐縮ですが、ICT概論基礎における「レポート3」について、現状まだ完成に至っておりません。進行状況を見る限り、完成まであと3日ほどかかりそうです。
今回の件について、特別な理由があるわけではなく、私の時間管理の不手際によるもので、大変申し訳ございません。ですが、レポートの質を維持するためにも、締切りを少し伸ばしていただくことは可能でしょうか？
突然のお願いで申し訳ありませんが、何卒ご理解とご配慮を賜りますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。
よろしくお願い申し上げます。
「レポートの質を維持するためにも」という表現が少し気になりますが、許容圏内でしょう。出力に不満がある場合、再出力してみてください。
そして、最後に「いつも指導いただきありがとうございます」という挨拶文の後ろに、「OO大学OO学部OO学科O年 （名前）です」を入れてください。
完成品
件名： ICT概論基礎「レポート3」の提出期限延長について 本文：山本先生、 いつも指導いただきありがとうございます。 私の方から突然のお願いとなり恐縮ですが、ICT概論基礎における「レポート3」について、現状まだ完成に至っておりません。 進行状況を見る限り、完成まであと3日ほどかかりそうです。 今回の件について、特別な理由があるわけではなく、私の時間管理の不手際によるもので、大変申し訳ございません。ですが、レポートの質を維持するためにも、締切りを少し伸ばしていただくことは可能でしょうか？ 突然のお願いで申し訳ありませんが、何卒ご理解とご配慮を賜りますようお願い申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。 よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ MAID大学情報学部AI学科３年 冥弩 瑠奈 MaidRuna@magicaidesk.com ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
レポート提出時
以下の文章を貼り付けてください。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：レポートの提出の報告
詳細：＊＊＊
レポートの名称:＊＊＊
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。お礼を伝える時
以下の文章を貼り付けてください。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：お礼を伝える
お礼の対象:＊＊＊
その他：＊＊＊
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。お礼の対象：どんなことをしてもらったのかを書いてください。
例：参考文献の紹介、何かを教えてもらった、など
その他：思ったことや、（自身にとって）良かったことなどを書いてください。
例：OOの分野について興味を持った、別の授業で勉強に置いて行かれずに済んだ、など
教授に質問がある時
以下のプロンプトを貼り付けてください。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：質問をし、＊＊＊に関する解答を得ること
質問内容：＊＊＊
質問をする理由:＊＊＊
その他：＊＊＊
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。質問内容：例）授業の内容や教材についての疑問、課題の要件や締め切りに関する確認など
質問をする理由：授業を決める際に必要、何か興味のあることがある、など
その他：何かあれば。なければ「特になし」とでも書けば良い。
アポ取り
以下のプロンプトを貼り付けてください。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：教授とのアポを取ること
アポを取る目的：＊＊＊
詳細:＊＊＊
私が空いている日：＊＊＊
その他：＊＊＊
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。アポを取る目的：例）研究相談
詳細：例）研究の進捗状況や結果の報告、方法論の確認、研究計画の相談など。具体的に書くこと。
私が空いている日：日付と時間を記載する。複数挙げること。
その他：何か他に書くことがあれば。書くことが無ければ「特になし」で良い
教授から返信が来ない時に確認を促す場合
以下のプロンプトを貼り付けてください。
私の代わりにメールを作ってください。
宛先：＊＊＊
メールの目的：メールの返信をお願いすること。
事情：過去にメールを送ったが、そのメールの返信を貰っていない。
過去にメールを送った日：＊＊＊
過去に送ったメールの趣旨：＊＊＊
その他：私のミスで過去のメールが届いていない場合は申し訳ないという旨を含める
書き手：大学生
書き方：日本における標準的な書き方
過去のメールの本文：＊＊＊
文書構成
・件名：上記の情報を基にあなたが作成して。（要件がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に書く）
・本文：宛名、挨拶文、本文、締めの文を書く。
・署名については自動生成されるので書く必要はない。過去に送ったメールの趣旨：そのメールのタイトルを入れておけば問題ない。
過去のメールの本文：これは必要に応じて載せる。添付資料がある場合は添付する。再送という形にする。
コメント